DOCBOX®
DOCBOX® ist ein deutsches Dokumenten-Management-System mit über 25.000 Anwendern — GoBD- und DSGVO-konform, mit Volltextsuche, OCR, grafischem Workflow-Designer und KI-gestützter Datenextrahierung. Wir implementieren DOCBOX® als zertifizierter Partner und verbinden das System nahtlos mit Ihrer DATEV-Buchhaltung, Ihrem ERP und Microsoft 365 — On-Premise oder in der deutschen DOCBOX®-Cloud.
Was ist DOCBOX®?
DOCBOX® digitalisiert, archiviert und verschlagwortet sämtliche Unternehmensdokumente — Rechnungen, Verträge, E-Mails, Personalakten, Belege. Eine integrierte OCR liest jeden Dokumenttext bereits beim Archivieren ein, sodass Sie Dokumente in Sekunden über die Volltextsuche wiederfinden. Per Workflow-Designer modellieren Fachanwender Freigabe- und Genehmigungsprozesse ohne Programmierkenntnisse. Die Ablage ist revisionssicher nach GoBD und kann im eigenen Rechenzentrum (On-Premise) oder in der zertifizierten DOCBOX®-Cloud betrieben werden.
Was DOCBOX® für Ihr Unternehmen leistet
OCR & Volltextsuche
Die integrierte Texterkennung liest jedes archivierte Dokument vollständig ein — wenige Zeichen genügen, um Belege, Verträge oder E-Mails sekundenschnell wiederzufinden. Auch in gescannten PDFs.
Revisionssichere Archivierung
Speicherung sicher, unverändert und vollständig nach GoBD und DSGVO. Aufbewahrungsfristen werden pro Dokumentenklasse hinterlegt und automatisch überwacht.
Workflow-Designer ohne Code
Rechnungsfreigaben, Vertragsumläufe und Genehmigungen modellieren Fachanwender grafisch — inklusive Vorgangsmonitoring, Vertretungsregeln und Eskalationsmanagement.
KI-gestützte Datenextraktion
Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beträge und Bankdaten werden automatisch aus eingehenden Belegen extrahiert und als Metadaten gespeichert — Folgeprozesse starten regelbasiert.
E-Mail-Archivierung & Outlook Connect
E-Mails inklusive Anhänge per Drag & Drop oder serverbasiert revisionssicher archivieren — vollständig kompatibel mit Microsoft Outlook und Microsoft 365.
ERP- & DATEV-Integration
Tiefe Anbindung an DATEV, SAP, Microsoft Dynamics und über 100 weitere Systeme — per AutoArchive, Direktdrucker, REST-API, EasySearch oder XML-Steuerdatei.
Warum DOCBOX® mit Deeken.Technology
Als zertifizierter Partner übernehmen wir nicht nur die Einrichtung — wir begleiten Sie von der Planung bis zum laufenden Betrieb.
- Zertifizierter DOCBOX®-Fachhandelspartner — Beratung, Lizenzen, Implementierung und Support aus einer Hand
- DATEV-Integration als USP — als zertifizierter DATEV-Partner verbinden wir DOCBOX® direkt mit Ihrer Finanzbuchhaltung. Belege, Buchungssätze und Schnittstellen passen wir individuell an Ihre Kanzlei oder Ihr Unternehmen an
- Bedarfsanalyse vor jeder Einführung — wir prüfen Cloud vs. On-Premise, klären Aufbewahrungsfristen, Mandantenstrukturen und Workflow-Anforderungen, bevor implementiert wird
- Schnittstellen-Know-how — Anbindung an Microsoft 365, Outlook, ERP-Systeme und Branchensoftware (z. B. KuferSQL, microtech, GDI, HAPAK)
- Schulung & Change Management — Anwender- und Administratorschulungen, damit das System ab Tag 1 produktiv genutzt wird
- Laufender Support nach dem Go-Live — als Teil unserer Managed-IT-Services übernehmen wir Updates, Backups und Anpassungen
- 4 Wochen kostenfrei testen — wir richten Ihnen eine Teststellung in der DOCBOX®-Cloud oder Ihrer Umgebung ein
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Wir analysieren Ihren Bedarf und zeigen Ihnen, wie DOCBOX® konkret in Ihrer Umgebung eingesetzt werden kann.
Jetzt anfragenPassend für diese Branchen
DOCBOX® wird von uns in verschiedenen Branchen eingesetzt — jeweils angepasst an die spezifischen Anforderungen.
Häufige Fragen
DOCBOX® punktet mit minutenschneller Installation, plattformunabhängigem Web-Zugriff, einer mitgelieferten SQL-Datenbank und einem nahtlosen Wechsel zwischen On-Premise- und Cloud-Betrieb unter Beibehaltung aller Dokumente, Workflows und Metadaten. Die deutsche Cloud läuft ausschließlich in deutschen Rechenzentren.
Belege werden in DOCBOX® archiviert, automatisch klassifiziert und per Schnittstelle an DATEV Unternehmen online oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übergeben. Über das Modul EasySearch/EasyConnect können Steuerberater direkt aus DATEV heraus auf das passende Originaldokument in DOCBOX® zugreifen. Wir konfigurieren die Schnittstelle individuell.
Beide Varianten sind funktional identisch. Die Cloud entlastet Ihre IT, sorgt für automatische Updates und läuft in einem deutschen Rechenzentrum. On-Premise ist sinnvoll, wenn Sie bestehende Server nutzen oder spezielle Compliance-Vorgaben haben. Ein späterer Wechsel ist ohne Datenverlust möglich.
Ja. DOCBOX® erfüllt die GoBD-Anforderungen an revisionssichere Archivierung und unterstützt den Empfang, die Verarbeitung und die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD).
Für kleinere Implementierungen rechnen wir mit 4–8 Wochen ab Bedarfsanalyse. Bei tiefer DATEV- oder ERP-Integration und individuellen Workflows planen wir 2–4 Monate. Erste produktive Module gehen meist nach 2–3 Wochen live.
Die Lizenzkosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer und den gewünschten Modulen (z. B. KI-Datenextraktion, Mandantenverwaltung, Signatur). Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot inklusive Implementierung, DATEV-Schnittstelle und Schulung.
Passende Lösungen
Diese Lösungen werden häufig gemeinsam mit DOCBOX® eingesetzt.
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Wir beraten Sie unverbindlich und zeigen Ihnen, wie DOCBOX® optimal in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann.
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